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Manuale CE - Quanto costerà gestire l'iniziativa?
Ragionare sui diversi tipi di costo
Avviare la vendita diretta comporta dover sostenere delle spese per la gestione ordinaria delle attività, che dipendono dal modello organizzativo che si è scelto per il progetto (chi è coinvolto, dove si vende, come si vende, cosa/come si consegna, ecc.).
Può essere utile, in un caso di vendita diretta, ragionare su due macro-categorie di costo:
- i costi relativi all'attività di vendita vera e propria, che comprendono sicuramente tutti i costi di gestione di un punto vendita, se previsto, i costi commerciali, amministrativi, di servizi, pubblicitari, ecc.
- costi relativi all'attività di logistica (tutte le attività che riguardano il condizionamento, la trasformazione, il trasporto e lo stoccaggio del prodotto prima della vendita, così come il costo del trasporto "dopo" la e gli eventuali costi di consegna al destinatario finale)
Inoltre, è utile suddividere ulteriormente i costi per natura: costi per il personale, costi per l'acquisto di materiali, costi per servizi, costi finanziari (gli oneri finanziari che dovranno essere pagati sia su eventuali mutui, sia su eventuali scoperti di conto corrente fanno parte dei costi che l'attività dovrà essere in grado, nel medio periodo, di coprire).
Come stimare i costi
Per alcuni tipi di costo, sarà relativamente facile realizzare una stima basata su quantità e prezzo medio unitario.
Per esempio, se conto di aver bisogno di una pulizia giornaliera dei locali e stimo che sia necessaria un'ora per fare tale pulizia, e penso di aprire 6 giorni alla settimana e, inoltre, so quale è il costo medio orario che fanno le imprese di pulizie nella mia zona, il calcolo sarà il seguente:
ore/gg * gg/settimana * settimane/anno = ore/anno (periodo di utilizzo del servizio)
€/ora = costo medio unitario
costo delle pulizie/anno = ore/anno * €/ora
Altri tipi di costo sono meno "trasparenti": quanto costerà illuminare, riscaldare, raffreddare il punto vendita? Quanto si spenderà di telefonia? In questi casi, occorre raccogliere informazioni - in base a esperienze proprie, di amici, colleghi, parenti - su costi "reali" relativi a locali/situazioni simili a quelle del proprio progetto, in modo da avere un parametro di riferimento.
Alcuni costi saranno invece fissi, e noti: per esempio affitti, assicurazioni, abbonamenti.
Infine alcuni costi saranno da inserire come budget: ad esempio, quanto si ritiene di dover spendere in comunicazione e pubblicità? Per stabilire il budget occorre avere un'idea di massima dei costi delle diverse opzioni (volantinaggi, affissioni, un evento, un passaggio alla radio locale) anche se l'articolazione di tale cifra in azioni specifiche, con un costo preciso, potrà essere realizzata successivamente. (v. Scheda per la stima dei costi di gestione; Stima del costo del personale).
Scheda per la stima dei costi di gestione
Per calcolare il valore complessivo dei costi di gestione è necessario conoscere due elementi fondamentali:
- il costo unitario: esprime il costo pagato per usufruire di un determinato bene o servizio (es. affitto, utenze, pulizia locali, etc) per una singola unità di tempo (es. settimana, mese, semestre, etc.)
- il periodo di utilizzo: indica per quanto tempo, nell'arco dell'anno, si usufruirà del bene o del servizio (es. 12 mesi, 6 mesi, 2 quadrimestri, 40 settimane, etc.). È importante che il periodo di utilizzo sia espresso nella stessa unità di tempo utilizzata per calcolare il costo unitario: ad esempio, se il costo è espresso in "€/mese", allora il periodo di utilizzo deve essere espresso in "mesi/anno" (se fosse "€/settimana", il periodo dovrebbe essere espresso in "settimane/anno", etc.)
Il costo finale, che deve essere sempre riferito all'intero anno, si ottiene moltiplicando il costo unitario per il periodo di utilizzo:
costo unitario * periodo di utilizzo = costo annuo
Il valore ottenuto (costo annuo) è la cifra che andrà inserita nel modello Excel.
Esempio n°1
Tipologia |
Costo unitario |
Periodo di utilizzo |
Costo complessivo |
---|---|---|---|
Affitto |
1.500 €/mese |
12 mesi/anno |
18.000 €/anno |
Acqua, luce |
300 €/mese |
12 mesi/anno |
3.600 €/anno |
Riscaldamento |
300 €/mese |
7 mesi/anno |
2.100 €/anno |
Assicurazione |
500 €/semestre |
2 semestri/anno |
1.000 €/anno |
Altre spese |
115 €/settimana |
52 settimane/anno |
5.980 €/anno |
Trasporto |
500 €/mese |
12 mesi/anno |
6.000 €/anno |
Utenze magazzino |
400 €/mese |
12 mesi/anno |
4.800 €/anno |
Nel modello Excel i costi di gestione sono suddivisi in due categorie:
- costi relativi al punto vendita: includono tutti i costi a cui si deve far fronte per la gestione del punto vendita e delle attività ricollegate alla fase di vendita (affitto locali, utenze del negozio, pulizia, volantinaggi, etc.)
- costi relativi alla fase logistica: includono i costi sostenuti per le attività di trasporto, stoccaggio, condizionamento e lavorazione dei prodotti. Includono anche i costi legati alle strutture e mezzi utilizzate per queste attività (es. affitto del magazzino, utenze per la cella frigorifera, costo di utilizzo di un furgone, etc.)
La stima del costo del personale
La corretta stima del costo del personale (e quindi la sua remunerazione) rappresenta spesso un elemento problematico nel caso di iniziative imprenditoriali in cui vengono impiegati gli imprenditori stessi e i loro parenti stretti: la tentazione è quella di non considerare, o di minimizzare, il costo del lavoro di queste persone, che vengono remunerate implicitamente nel margine generato dall'attività. Conviene invece fare chiarezza sui reali costi dell'iniziativa, valorizzando appieno il costo del personale, a prescindere dal rapporto con i soci, per poter valutare l'effettiva sostenibilità: questo è particolarmente importante in iniziative che vedono il coinvolgimento di diversi soci.
Per calcolare il valore complessivo dei costi per il personale è necessario conoscere due elementi fondamentali:
- il costo unitatio annuale, partendo dalla R.A.L. individuale annua: è il costo annuo lordo pagato per ciascun dipendente, differente a seconda della tipologia di mansione svolta. E' composto dallo stipendio mensile versato in busta paga, più le mensilità aggiuntive (tredicesima), cui si aggiungono gli oneri sociali, i contributi previdenziali, il TFR, etc, per arrivare al costo effettivo totale. In via approssimativa, per il settore del commercio, il costo annuale totale può essere stimato moltiplicando la R.A.L. per 1,5. Gli oneri previdenziali in agricoltura sono più bassi, consentendo, laddove sia possibile considerare il personale come lavoratore agricolo, applicare dei moltiplicatori più bassi, da valutare di volta in volta.
- n° di addetti assunti per ciascuna tipologia di mansione: il personale impiegato deve essere diviso a seconda del ruolo svolto, al quale corrisponderà un diverso costo unitario del lavoro (nel caso di lavoratori part time, per ogni addetto si conteggerà la percentuale di ore lavorate, ad. es. 0,5, 0,7, etc.)
Nel modello Excel andranno inseriti, per ogni tipologia di personale impiegato, i due valori richiesti (costo totale annuale e n° addetti), mentre il calcolo del costo complessivo annuo verrà svolto automaticamente dal modello mediante la formula:
costo totale annuale * n° addetti = costo annuo per categoria di addetti
Esempio n°2
Un agricoltore decide di aprire un proprio punto vendita dove vi lavoreranno lui mezza giornata con il ruolo di direttore, la moglie mezza giornata con il ruolo di cassiera e un dipendente esterno per l'intera giornata con il ruolo di cassiere; per la gestione del magazzino verrà assunto un operario che lavorerà mezza giornata. Il costo annuale totale per un cassiere a tempo pieno è 25.000 €/anno, per un direttore a tempo pieno è 35.000 €/anno, per un magazziniere a tempo pieno è 23.000 €/anno
Mansione |
N° addetti impiegati |
R.A.L. annua individuale |
Costo annuo |
---|---|---|---|
Direttore |
0,5 |
35.000 € |
17.500 €/anno |
Cassiere |
1,5 |
25.000 € |
37.500 €/anno |
Magazziniere |
0,5 |
23.000 € |
11.500 e/anno |
TOTALE |
66.500 €/anno |
Nel modello Excel i costi di gestione sono suddivisi in due categorie:
- personale del punto vendita: lavora direttamente nel punto vendita
- personale per la fase logistica: gestisce le attività di trasporto, stoccaggio, condizionamento e confezionamento dei prodotti (se queste attività sono svolte dal personale del punto vendita, in questa sezione non andrà inserita nessuna voce)
Esempio n°3
Un agricoltore decide di aprire un proprio punto vendita dove vi lavoreranno lui mezza giornata, la moglie mezza giornata e un dipendente esterno per l'intera giornata. Ipotizzando che il costo mensile per ciascun lavoratore a tempo pieno sia 1.500 €/mese, il totale dei costi per personale sarà 3.000 €. Infatti:
Lavoratori |
Costo mensile |
---|---|
Lavoratore dipendente |
1.500 € |
Agricoltore (impiegato ½ giornata) |
1.500/2 =750 € |
Moglie dell'agricoltore (impiegata ½ giornata) |
1.500/2 =750 € |
TOTALE COSTO PERSONALE |
3.000 € |
ATTENZIONE: quando si costruisce il modello del Conto Economico, è importante considerare il costo lordo pagato per ciascun dipendente, e non solo il costo dello stipendio che costui riceve in busta paga. A questo infatti vanno aggiunti i contributi, gli oneri previdenziali, il TFR, etc.